プレゼンに役立つ「分かりやすい説明」のコツ①思考整理で概要を理解する

「伝わるプレゼン」 前編

私たち携帯販売コンサルが今まで出会ってきた”伝わらないプレゼン”。

プレゼン力=伝達力は人材教育や企画、セールスなど、ビジネスのあらゆる場面で生産力を左右する重要な能力です。せっかく良い商品・計画を提案していたとしても、この伝達力が無ければ魅力が伝わらない、実に勿体無い結果となってしまいます。
頑張ったけどなかなか評価されない、お客様に分かってもらえない、と言う悩みは現場で多く聞かれます。

そこで”伝わらないプレゼン”によく見られる特徴と分かりやすい話し方について、これから前後2回に分けてお届けしていきます。
前編の今回は「なかなか話が伝わらない」というお悩みを解決できる、思考整理のコツについてお教えします。

”伝わらないプレゼン”はなぜ伝わらないのか

「どうしたら相手に話を伝えられるだろうか」と言う疑問を解決するには、逆に「どうして伝わっていないのか」と言う方向からアプローチしていくと課題と解決を掴みやすいです。

そこでまずは”伝わらないプレゼン”の特徴から整理していきましょう。

「結局何が言いたいのか分からない」スピーチや「そもそも何について話しているのか見えない」話し方は、皆さんの日常生活でもよく出会うことと思います。あるいは思ったように相手に話が伝わっていなかった、話がかみ合わなかったと言う経験がある人も多いのではないでしょうか。

これらの課題に共通して言えるのは「話し手自身が思考を整理できていない」と言う点です。

最初に話の軸が定まっていなかったり内容が分類できていないために、結果として途中から話題がブレてしまったり結論が出ない、ダラダラとした話し方になってしまっているのです。

これを修正するために、プレゼン(あるいは商談)に挑む前にできる準備からご紹介します。

プレゼン資料を作る前にしておくべきこと

伝わらないプレゼンの特徴は、「話すことがきちんと定まっていない」ことでした。

そのためプレゼンを分かりやすいものにするには発表の場だけの小手先の技術ではなく、先に話すべき内容=プレゼンの内容そのものを見直す必要があるでしょう。

ここで言う「話すべき内容」とは、相手にプレゼンの主題(例えば課題解決、商品アピールなど)を理解してもらうための、必要最低限の情報を指します。

まずはその必要最低限の情報を決めてから、話を肉付けしていくことで最も分かりやすい話し方ができるようになります。

話すべき内容を定めていく手順は大きくまとめると、以下のようになります。

アイデアをたくさん書き出す → 出たアイデアを整理する → 結論を出す

次の章から、これらの具体的な方法について詳しくご説明しましょう。

ひとりブレストで思考を書き出す

皆さんは「ブレインストーミング」という言葉をご存知でしょうか。

ブレインストーミング(brainstorming)とは、
本来は「集団思考、集団発想法、課題抽出」などと訳される通り、会議などの場で参加者が各々自由にアイデアを発表し合うことで互いに刺激し合い、より活発な議論を呼び起こす取り組みを指します。

その名前を知らずとも、ビジネスの世界では会議の形態としてしばしば採用されており、参加した事のある人も多いでしょう。

今回「分かりやすいプレゼン」を目指すに当たっては、これを一人で行う「ひとりブレスト」と呼ばれる手法で思考を整理する前段階の、アイデアを出すところから始めます。
まずは結論を急がず、思いついたこと、思い当たったことを自由に書き出していきましょう

思考を書き出す際のコツ

初めてのひとりブレストでもいきなりスムーズにできる!と言う人は少ないと思います。
では、ひとりブレストを実施する際はどのようにアイデアを出して行けば良いでしょうか。

プレゼン資料の作成に当たっては、あらかじめ用意されたいくつかのインデックス(見出し)に沿って書き出して行くと、アイデアが出しやすくなります。

ビジネスにおけるプレゼンの目的は「課題解決」であることが多いですが、この場合であれば
「課題」「原因」「効果」「解決策」「根拠」と言ったインデックスで話を捉えるのが効果的です。

先の例を取り上げると、それぞれの内容はおよそこのようなものとなります。

1.課題

ここは「何がしたいのか」と言う、プレゼンの核となる部分です。
もっとも解決したい課題の内容を、事実をベースに書いて行きます。

2.原因

「課題」の原因となっている課題点=「なぜなのか」の部分に当たります。
これから解決策を発想・選定して行く際に必要な情報になるので、思い当たる内容は全て書き出す必要があります。

3.効果

「解決策」を講じることで「どうなりたいのか」と言う内容です。
最終的に得たい、魅力的な結果をこの部分に記述します。

4.解決策

先の「効果」部分の内容へと現状を導くのに何が必要か、どう「原因」部分を解消するのか、と言う情報がここに入ります。
プレゼンでは「どうするのか」と言った要素に該当します。
実現性の如何を問わず、現段階ではできるだけ多く書き出しましょう。

5.根拠

以上4つのインデックス(課題、原因、効果、解決策)に加え、それぞれに根拠となるデータをまとめます。
この部分はこれから具体的な解決策を絞って行ったり、プレゼン全体に具体性を持たせる際に必要不可欠な要素となります。

この段階ではまだ結論は導き出さないので結論を急ぐよりも、まずはより良い案を目指して、思った事をひとつでも多く書き出すことを意識するのが大切です。

書き出したアイデアをまとめる

先の手順で集まったアイデアを、この段階で組み立てて結論を出して行きます。

1.インデックス別に表(あるいは図)にまとめる

「ひとりブレスト」で出した沢山の情報を、視覚的に分かりやすくまとめておきます。
付箋やホワイドボード、Excelなどを用いると整理しやすいでしょう。

2.インデックスごとに情報を整理、一本化する

それぞれのインデックス内で情報を集め、それぞれ一番重要、必要な情報へと統合していきます。
もしここで競合する情報(例えば解決策が複数)がある場合は、他のインデックス(原因や根拠など)を参照して、答えを導き出す必要があります。

3.結論を出す

それぞれのインデックスでまとまった情報が
<課題→解決>
と言う一つのタイムラインで繋がるようにまとめます。

このような手順を踏むことで初めて、軸の通ったプレゼン資料が出来上がります。

これがプレゼンそのものの「軸」となってくるので、発表ではこの筋書きからブレないように意識する必要があります。

まとめ

以上のような手順、あるいはこれらの要素が無意識に達成できていたプレゼン資料は
「何がきっかけの話なのか」、「条件は何なのか」、「それを踏まえて自分は何を提案したいのか」
と言った具合に言うべきことが事前に決まっているので、それに従って話していれば話題がブレることはなく、プレゼンは一段と分かりやすいものになります。

次回は、完成させたプレゼン内容をどのように相手に伝えるか、話の肉付けの仕方をお届けする予定です。どうぞご期待ください!

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