【感情デザイン】計画通りに物事を進める方法とコツ
皆さま、こんにちは!
計画を立てたはいいけど、
やるべきことが増えてしまって、計画通りに進まない…
このようなことってたくさんありますよね。
今回は、
そんなあなたのために!
計画通りに物事を進める方法とコツをお伝えしていきます✨
1.計画通りに進まない理由
早速ですが、日々の仕事の中でこんなことってありませんか?
【今日やろうと思っていた仕事が終わらない!】
【予想以上に残業時間が伸びてしまった…!】
【納期ギリギリで進捗が遅れている…!】
日々、一生懸命仕事をしていると、結構ありますよね。
このように、計画通りに仕事を進められない理由が、
「突然発生するタスクや予測できていなかった拘束」です。
仕事において考えると
緊急対応や追加の業務・タスクが発生することが多いです。
例えば、上司やお客様からの依頼の対応をしたり、
部下からの緊急案件の確認で時間を確保する、など
様々なシーンで「イレギュラー案件」が入ってきます。
このような「イレギュラー案件」は、
急に入ってくるものなので、緊急対応を行い、
自身でタスクの計画を立てていたとしても、
元々予定していた計画を、先延ばしにしてしまいがちです。
計画通りに出来ないと、自信を無くし、
「つまらない・・・」といった感情が出てきます。
「やらされている感」を抱く…なんてこともあります。
では、どのようにしたら、計画通りに物事を進められるでしょうか?
2.計画通りに物事を進める方法
計画通りに物事を進める方法を2つお伝えします!
■「当日中にやるタスク」を箇条書きする
前日の夕方に、
箇条書きで当日中にやるタスクを箇条書きでよいので
書き出してみましょう!
前日が難しければ、その日の朝でも大丈夫です◎
この際、ポイントが2つあります。
①優先順位を決めること
必ず、終わらせたいタスクの優先順位を決めましょう‼
優先順位を明確にするために、
緊急度と重要度で取り組む優先順位を決める、
「優先順位の4象限」というフレームワークを、
@UPでは活用しています。
当日中にやるタスクを書き出してから、
各タスクがどの象限に当てはまるのか?を確認しましょう。
そうすることで、優先順位が明確になり、
「今日やらなくてはいけないタスク」を遂行できるようになります。
そうすることによって、
やりたいことがイメージ通りに出来るようになってきます♩
②イレギュラー案件はレギュラーだと思うこと
イレギュラー案件がくることを想定していれば、
その時間も余裕をもって取り組むことが出来ます。
イレギュラー案件に対応する時間を、
タスクの中に追加し、余裕を持ったスケジューリングをしましょう。
ご自身で、イレギュラー案件の傾向を分析してみて、
書き留めていくと尚良いですね。
■時間で書き出す
以下のように時間で対応業務を書き出してみましょう。
☐10時~11時まで○○を取り組む
☐13時~14時までに△△を終わらせる
☐ (仮)16時~17時は依頼業務対応時間
☐・・・
☐・・・
中には、今日のタスクを書き出すだけでも十分では?と
お思いになる方もいらっしゃるのではないかと思います。
計画的に物事を進める上で、
時間に書き出すことは非常に重要な役割を果たします。
学校の授業を思い出してみてください。
学生時代は、時間割がありましたよね。
例えば、1時間目は国語、2時間目が数学・・・と、
どの時間になんの学びをするかが明確でしたよね。
だからこそ、その時間に授業をしないということはなかったですし、
決められた時間で学ぶことができます。
このように、明確に時間が設定されていることによって、
計画通りに物事を進めることができます。
だからこそ、仕事においても、
時間に書き出すことは非常に重要な役割を果たします。
3.計画通りに進めるためのコツ
それは、ずばり
【日常に習慣として取り入れること】です。
では、どのようにして習慣にすれば良いでしょうか?
@UPでは、《頑張りすぎない習慣化の5カ条》というものをお伝えしています。
今回は、この中の「固定化」に絞って、
ポイントをお伝えしていきます。
「固定化」は、時間、アイテム、第4象限のタスクを、
その名の通り固定化します。
タスクの中に置き換えて、考えてみましょう。
▢ 時間
例えば、計画を立てる時間だったり、
毎日のルーティン業務などを、
あらかじめ1日の業務の何時に実施するか、を固定します。
また、イレギュラー案件対応による、
調整時間も1日の最後に入れておきましょう!
▢ アイテム
例えば、業務を何に書き出すのかを固定しましょう。
メモ、付箋、スプレッドシート…など
様々なアイテムツールがありますよね。
ですが、様々なツールに書き出すと、
何をどこに書いたのか忘れてしまったり、
振り返りがしづらくなってしまいます。
そのためにも、業務を書き出すためのツールを固定します。
▢ 第4象限のタスク
例えば、メール確認をする時間は
朝1と休憩空けと退勤30分前、と決めておくことで、
今自分が集中したい業務に集中することができます。
ぜひ、「固定化」を意識して計画を立ててみてください!
そうすることで、
対応が漏れてしまった…ということも減っていき、
計画通りに物事を進めることができます!
4.まとめ
いかがでしょうか?
今回は、計画通りに物事を進めるコツをお伝えいたしました!
計画通りに進められたり、習慣になってきたら、
1週間、1ヶ月と、徐々に長いスパンでの計画も立てられます!
急に1か月のタスクの書き出しや時間設定は難しいと思いますので、
まずは「1日の計画」からチャレンジしてみてください!
今回は、固定化をお伝えしましたが、
残りの4つの習慣化も記事にまとめて、後日お伝えいたします!
お楽しみに!
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