ノウハウ

面談は準備で決まる!3つのポイント

皆さん、こんにちは!株式会社アット・アップです。

本記事を選んで読んでいただき、ありがとうございます✨

さて、人事の取り組みにおいて、
切っても切れないものが1on1面談ですよね。

会社として、1on1面談を実施するに際し、
事前に準備する内容は決まっていますか?

実は、ここがある・ない、では、面談の質が大きく異なります。

今回は、弊社@UPでも活用している、
1on1面談に向けた準備のコツをお伝えいたします。

 


■ 準備その1.面談の構成

ここが肝といっても過言ではありません。

なんとなく始まる面談は、ほぼ100%上手くいきません。(断言)
たまたま上手くまとまったとしても、
再現性が低いため継続は 難しいです。

そう ならないために、
毎回の面談がよくなるために、
弊社では以下の構成で実施しています。

【面談の構成と時間配分】
①アイスブレイク:3分
②評価項目の自己採点とフィードバック:20分
③翌月の目標確認と示唆質問:20分
④最後の確認:10分

全体の構成は1時間ほどで組んでいただくことをおすすめします。
長すぎると集中力が続きませんが、
短すぎても具体の内容まで話を進められず
中途半端な面談で終わってしまう可能性があります。

次に各フェーズの事前準備ついて、以下の内容を押さえておきましょう。

 


 

①アイスブレイクの事前準備

 

 

そもそもアイスブレイクでは何を話しても間違いではないため、
ネタを入念に考えておくような準備は、正直言って必要ありません。

アイスブレイクの目的は
「相手が話しやすくなる環境を整える」ことです。

ここでお伝えしている準備とは
「返報性の法則」を取り入れた非言語コミュニケーションです。

非言語コミュニケーションとは
言葉を使わずに情報や感情を伝えるコミュニケーションのことです。
主に、表情・アイコンタクト・うなずき・ボディーランゲージなどが含まれます。

アイスブレイクのネタより大切な準備、
それが、「非言語コミュニケーションの準備」です。
要するに「自分がどんな表情で始めるか」を「決めているか」です。

あなたは面談を始める時の自分の表情を知っていますか?

面談の場の雰囲気は評価者側が大半を作っています。

ピリッとした雰囲気の面談なのか、
話しやすい雰囲気の面談なのか、
落ち着いた雰囲気の面談なのか、

状況に応じて変化は必要ですが
事前にどの雰囲気でいくか、どんな表情なのかなど、
「面談の始め方」は必ず事前に決めておきましょう。

 


 

②評価項目の自己採点とフィードバック
③翌月の目標確認と示唆質問

②③の準備はシンプルに事前に伝えたいことを決めておくことです。

伝えたいことは3つに絞る

それ以上に伝えたいことがある場合、それはちょっと危険かもしれません。
面談で伝えたいことがいっぱいある状態とは、
普段、大事なことを伝えられていない可能性があります。

「これは大事なことだから面談で伝えよう」にするのではなく、
大事なことほど都度伝える。

業務中に行う適度なフィードバックが、良い面談に繋がります。
時間が経つほど人の記憶は曖昧になりますし、
時には都合のよい情報処理をしてしまうのが人間ですので、
大事なことほど、鮮度が高い時に伝えていきましょう。

面談で伝えたいメッセージこそ、
日々のマネジメントで伝えていることの延長線上にあるといいですね。

 


■ 準備その2.事前に整えておくメモ

1on1面談で難しいことは、【話す事】【聞く事】と同時に
【記録する事】をしなくてはいけない点です。

 

 

ですが、記録に集中しすぎると、
「本当に話を聞いているのかな?」
「あれ、全然こっち見ないな」 等を、被評価者は感じてしまいます。

記録に集中していると、
アイコンタクトの時間も短くなり、信頼構築が難しくなります。
なるべく話している間の入力作業を短くするために
☑ 自分が話す内容は箇条書きでメモを作っておく
これだけは事前に準備しておきましょう!

1on1面談で個々に話す内容は、もちろん千差万別ですが、
話全体の流れとしては共通していると考えています。
企業として面談の実施フォーマットを作成しておくことをお勧めします。

最近では録音した音声データをAiで要約してもらうやり方もありますが、
事前準備のメモには面談が予期せぬ方向に進んでしまわないように
面談の道筋を決めておくこと効果もあります。

また、伝えたいことを頭の中だけで考えておくのではなく、
実際に文字に書き起こすことで情報を整理することもできるため、
話が長くならず、シンプルに分かりやすく伝えられるようになります。

せび、次の面談の時には「事前準備のメモ」やってみてくださいね。

 


■ 準備その3.評価者としてのプレゼンス

結論からお伝えすると、「面談に適した身だしなみ」です。
ビジネスマナーとして、基本のキですね。
面談の対象者が身近な人になればなるほど、蔑ろになりがちですが、
「この時間は貴重な時間である」という演出は必要です。

例えば、
髪の毛がボサボサで、制服にしわやヨレのある上司から、
「お客様からの第一印象が特に重要だから、身だしなみは必ず整えようね」
このように言われたとしても、
説得力もなければ、影響も与えられないですよね。

このように、
伝えるメッセージの説得性や本人の納得具合にも大きく影響が出るため、
会社規定に則り最低限の身だしなみを整えることも
会社として定めていくと、より良い1on1面談を実施できること
間違いなしです。

相手は、自分が思っている以上に、
仕草や、振る舞い、身だしなみを見ています。
面談はとても重要な時間です。
プレゼンスを意識して自分は相手から「どう思われたいか」の考えで
服装も選んでいきましょう。

 


■ まとめ

いかがでしょうか?

今回は、1on1面談は準備で決まる!3つのポイントをお伝えしました。

今回お伝えした内容は、
会社で一貫性をもって定めることにより、
人事制度としての在り方は勿論のこと、
経営者・人事担当だけではなく、現場でも同じ想いで取り組むための、
第一歩にも繋がります。

今回お伝えした内容が少しでも参考になれば幸いです。

 


 

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